[회사 영어] 영어 이메일, 어떻게 써요?_실용 팁 갑니다!

느

영어로 이메일을 작성해야 하는 경우 지켜야 할 몇 가지가 있습니다.

업무 이메일을 처음 써보는 분이라면 충분히 고려하지 못할 사항들이고 저 또한 처음엔 몇 차례 실수를 저지르기도 했습니다. 그런데 얼마 전 한 심리학자가 하신 유튜브 강의를 들어보니, 사람들이 이메일을 읽을 때 메시지를 좀 더 공격적으로 받아들이는 경향이 있다고 합니다. 예를 들어 실제 대화로 하면 중립적으로 들릴 수 있는 내용도 이메일로 읽으면 충고나 불평으로 받아들일 확률이 크다는 겁니다.

생각해 보면 직접 대화할 때는 음성의 높낮이나 몸의 움직임을 통해 의도를 좀 더 세밀하게 표현할 수 있지만 이메일은 텍스트로만 메시지를 보여주다 보니 당연한 결과인 것 같습니다. 그래서 특히 업무용 이메일의 경우에는 문장과 이메일 형식을 통해 예의바르고 포멀 한 태도를 보여주는 것이 중요합니다. 

업무용 영어 이메일 Tips

• 줄임말이나 축약형을 쓰지 않습니다. I'm gonna 같은 구어체는 물론이고, I'd 처럼 축약하는 경우를 피해서 I would, I had 정확히 써야 합니다. 물론 I'm 정도는 용인되지만 이런 축약형이 이메일 전체에 걸쳐 있으면 매우 캐주얼해 보이므로 주의해야 합니다.
• 글의 일부분을 강조하기 위해 대문자 표기하는 것도 좋지 않습니다. I will get back to you BY THIS FRIDAY. 금요일을 강조하고 싶다고 이런 식으로 대문자를 쓰는 것 또한 업무 이메일 에티켓은 아닙니다.
• 대문자와 유사한 이유로 느낌표도 사용하지 않습니다.
• 문단 사이에 줄 띄움을 해줍니다. 읽는 사람에게 간결하고 정돈된 메시지를 전달하기 위해 문단 구분을 잘해야 합니다.
• 이메일 말미에는 꼭 풀네임을 써줍니다. Gabriel 라든가 Carl 이런 식으로 성 없이 이름만 쓰는 것을 주의합시다.

 

그렇다면 많은 분들이 어려워하시는 영어 이메일 끝맺음 알아볼까요? 

• Thank you once more for your help. (도와주셔서 다시 한번 감사합니다.)
• Thank you in advance for your understanding. (/어떤 불편이나 문제 상황을 이해해 줄 거라는 가정 하에/ 미리 감사드립니다.)
• I am looking forward to hearing from you soon. (곧 당신에게서 소식 or 답장을 듣기를 기다리고 있겠습니다.)
• Let me know if you have any other questions. (다른 궁금하신 점이 있다면 알려주세요.)
• Let me know how else I can help you. (다른 도울 게 있다면 알려주세요.)
• Please accept our sincere apologies once again for the inconvenience. (이런 불편을 겪게 해 드려 다시 한번 사과드립니다.)
• I hope you have a great/ nice/ wonderful/ blessed day. (좋은 하루 보내시길.)
• I appreciate your input. (도움을 주셔서 감사합니다.)
• Thank you for your cooperation on this matter. (이 일에 협조해 주셔서 감사합니다.)
• Please keep me posted. (/특히 직장 동료들 사이에/ 나한테 계속 업데이트해 주세요.)

 

이런 인사말을 마지막으로 하고

• Kind regards, + 성과 이름
• Sincerely, 성과 이름
• Best wishes, 성과 이름
• Yours faithfully, 성과 이름
• As ever, 성과 이름

로 마무리해 주시면 됩니다.

하지만 요즘에는 상대방의 톤 앤 매너에 맞춰주라는 조언도 많습니다. 상대가 조금 친근하고 캐주얼한 이메일을 썼다면 그 정도에 맞춰 써주는 게 지나치게 예의를 차리는 것보다 낫다는 말이라고 생각합니다. 

영어 이메일 너무 어렵게 생각하지 마시고 조금 틀려도 괜찮으니 진심인 태도를 보여주는 게 어떨까요?

다들 좋은 하루 보내세요! Have a nice day!